Come impostare ed attivare le regole su Outlook

Come impostare ed attivare le regole su Outlook

Vediamo come gestire i messaggi di posta elettronica mediante le regole di Outlook.

Tra le svariate funzione presenti in Outlook abbiamo una che si chiama Rules o Regole e permette dopo una breve configurazione di andare a gestire le email in modo del tutto autonomo in base alle nostre preferenze.

Cosa sono le Regole di Outlook?

Le regole consentono di spostare, contrassegnare e rispondere a messaggi di posta elettronica automaticamente. È anche possibile utilizzare le regole per riprodurre suoni, spostare i messaggi a cartelle o visualizzare avvisi di nuovi messaggi.

Istruzioni

La funzione Regole o Rules si trova all’interno di Outlook, sia nel programma installato sul computer e sia nella versione web, quindi in qualsiasi caso è possibile aggiungere, eliminare o modificare una regola.

Apriamo Outlook, in questo caso per comodità verrà usato il programma installato sul pc, e nella barra in alto dovremo cliccare sull’iconcina Rules situata nello spazio denominato Move e successivamente selezionare Manage Rules & Alerts…

All’interno di questa finestra è possibile avere un recap di eventuali regole già attive e di conseguenza interagire con loro, ma se vogliamo invece aggiungere una nuova regola, allora bisogna cliccare su New Rule…

La creazione di una nuova regola è formata da vari step che ci permettono di selezionare prima cosa vogliamo fare e successivamente l’azione che ci interessa.

Esempio 1 – Spostare un elemento da un determinato mittente o con determinate parole nell’oggetto in un’altra cartella

Se lo scopo è spostare una email ricevuta in una determinata cartella, allora dovremo focalizzarci sulla parte iniziale chiamata Stay Organized e selezionare la voce che più si avvicina all’esigenza.

Cliccando Next si andrà avanti e sarà possibile selezione una o più funzioni che vogliamo siano attive per la regola che stiamo creando.

Prima si seleziona nella parte alta la funzione e poi nella parte bassa sarà sufficiente cliccare sulla scritta sottolineata in blu per modificare il parametro secondo le nostre esigenze. Al termine cliccare Finish.

Esempio 2 – Inoltrare le email ad un altro indirizzo di posta elettronica

Se lo scopo è inoltrare una email ricevuta ad un altro indirizzo di posta elettronica, allora dovremo focalizzarci sulla parte bassa chiamata Star from a black rule e selezionare la voce che più si avvicina all’esigenza. In genere la voce più usate è: Apply rule on message | receive.

Prima si seleziona nella parte alta la funzione e poi nella parte bassa sarà sufficiente cliccare sulla scritta sottolineata in blu per modificare il parametro secondo le nostre esigenze. Continuare premendo Next e al termine cliccare Finish.

 

Per maggiori dettagli è possibile visitare il sito ufficiale di Microsoft dedicato alla Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole.