Come modificare la visualizzazione dei dettagli del calendario condiviso di Outlook

Come modificare la visualizzazione dei dettagli del calendario condiviso di Outlook

In questo tutorial vediamo come poter andare a modificare la visualizzazione dei dettagli del calendario Microsoft Outlook.

Quando si utilizza uno strumento aziendale e facendo parte della stessa organizzazione, nella maggior parte dei casi molte delle informazioni legate agli strumenti business sono studiati per essere condivisi con altri componenti dell’azienda al fine di creare una sinergia e una facilità d’uso.

In questo articolo ci focalizzeremo sul calendario di Microsoft Outlook, il quale nella maggior parte dei casi può essere condiviso e visto da altri colleghi o componenti della medesima società, e andremo a vedere come modificare i dettagli da condividere.

Istruzioni

Partiamo dal presupposto che in molti scenari, la condivisione del proprio calendario è completa, quindi chiunque della nostra organizzazione può vedere tutti i dettagli legati ad un appuntamento presente sul nostro calendario.

La modifica dei dettagli visualizzabili è molto semplice e veloce e si riflette in automatico su tutto il nostro profilo aziendale, quindi una volta applicato questo viene salvato e in caso di sostituzione del dispositivo in uso, le impostazioni rimarranno sempre attive salvo nostra modifica.

 

 

Iniziamo con l’aprire il programma Microsoft Outlook per poi posizionarsi sul Calendario. Clicchiamo con il tasto destro del mouse sul calendario predefinito (normalmente è il primo della lista e in grassetto), selezioniamo Properties… e nella finestra che si aprirà dovremo posizionarci sulla tab Permissions (in Italiano: Autorizzazioni).

A questo punto possiamo notare varie voci che in base alla selezione che andremo a fare, ci permetterà di rendere più o meno visibili i dettagli. Nello specifico abbiamo:

  • None
  • Can view when I’m busy
  • Can view titles and locations
  • Can view all details
  • Can edit

Nella versione Italiana possiamo trovare:

  • Non condiviso
  • Possono visualizzare l’indisponibilità
  • Possono vedere titoli e posizioni
  • Possono vedere tutti i dettagli
  • Possono modificare
Esempio 1: Can view when I’m busy /Possono visualizzare l’indisponibilità

Gli utenti che condividono il calendario con questo livello di autorizzazione possono vedere solo gli orari disponibili.

Esempio 2: Can view titles and locations /Possono vedere titoli e posizioni

Gli utenti che condividono il calendario con questo livello di autorizzazione visualizzano la disponibilità e l’oggetto e il luogo della riunione.

Esempi 3

In questo caso le diciture usate sono abbastanza esplicative di quello che possono fare:

  • None / Non condiviso: il calendario non viene condiviso
  • Can view all details / Possono vedere tutti i dettagli: tutti i componenti dell’organizzazione possono vedere i dettagli
  • Can edit / Possono modificare: i componenti dell’organizzazione possono modificare i nostri appuntamenti

Microsoft Outlook Online

La modifica delle autorizzazioni legata alla visualizzazione dei dettagli del calendario si possono modificare anche nella versione online di Microsoft Outlook. In caso di problemi su come accedere alla versione online di Outlook, è possibile far riferimento a questo tutorial:  Come accedere ai servizi online di Office.

Una volta effettuato l’accesso alla versione online di Outlook, dobbiamo cliccare e entrare nel Calendario e cliccare sul tre puntini a lato del primo calendario che troviamo sotto la dicitura “I miei calendari” e selezionare la voce Condivisione e autorizzazioni.

Nella schermata Condivisone e autorizzazioni, cliccando nel menu a tendina che troviamo sotto la voce “All’interno della tua organizzazione”, possiamo andare a selezionare l’opzione desiderata.

Il significato delle singole voci e identico alla versione del programma descritto poco sopra e anche in questo caso, la modifica dei dettagli visualizzabili si riflette in automatico su tutto il nostro profilo aziendale.